Keinen Plan? Haben wir.

AbikontaktWeil längst nicht mehr jede Location Abibälle anbietet. Viele vermieten ihre Räume dafür gar nicht mehr oder nicht direkt an Abi-Komitees. Zu viel Orga, zu viele Beteiligte und am Ende braucht es jemanden, der für die Location zuverlässig alles zusammenhält.

Genau da kommen wir ins Spiel: Wir sind Ansprechpartner und Vertragspartner der Location und kümmern uns um alles, was im Hintergrund läuft. Für euch heißt das: mehr Möglichkeiten bei der Locationsuche, eine feste Ansprechperson und deutlich weniger Orga.

AbikontaktEigentlich fast alles, was ihr für den Abend braucht: Location, Dinner, Licht und Ton, DJ, Personal, Endreinigung, Familienfotograf und eine feste Ansprechperson. Extras stehen einzeln in eurem Angebot. So wisst ihr direkt, was drin ist und was zusätzlich kostet.

AbikontaktEuren Jahrgang organisieren, das Geld einsammeln und eure Gästeliste führen. Dann vielleicht noch eine Rede schreiben, den Eröffnungstanz zweimal öfter proben als geplant und irgendwie dafür sorgen, dass am Ende alle zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Um den Rest kümmern wir uns.

AbikontaktDann suchen wir weiter. Wir können auch Locations anfragen, die ihr nicht auf unserer Website findet, und schauen, was für euren Abiball möglich ist.

AbikontaktKlar. Die Besichtigung ist kostenlos und unverbindlich. Schickt uns einfach zwei oder drei Termine, die bei euch passen, und wir klären den Rest.

AbikontaktWenn ihr euren Favoriten gefunden habt, können wir den Termin erstmal für euch optionieren. Fragt eine andere Schule denselben Tag an, melden wir uns bei euch und ihr bekommt eine Frist für eure Entscheidung. Wirklich fest ist der Termin erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist.

AbikontaktNein. Bei uns gibt es keine Kaution oder Sicherheitsleistung. Gezahlt wird in drei Raten, die erste davon erst zum 01.01. in dem Jahr, in dem euer Abiball stattfindet.

AbikontaktBis zu vier volljährige Personen. Das können Leute aus eurem Abi-Komitee sein, genauso aber auch Eltern aus eurem Jahrgang oder ein Mix aus beidem.

Wichtig ist uns nur: Schaut euch den Vertrag vorher in Ruhe an und besprecht ihn gerne nochmal gemeinsam mit euren Eltern oder anderen Personen, denen ihr vertraut. Wenn dabei Fragen auftauchen, sind wir natürlich jederzeit für euch da.

AbikontaktKlar. Ihr könnt euch den Vertrag erstmal in Ruhe anschauen und ihn auch mit euren Eltern oder anderen Personen durchgehen. Uns ist lieber, ihr fragt einmal mehr nach, als irgendwas zu unterschreiben, was ihr nicht verstanden habt.

AbikontaktJede Location hat eine feste Mindestpersonenzahl. Deshalb schauen wir vorher mit euch, welche Location zu eurer Jahrgangsgröße passt.

Liegt das Minimum zum Beispiel bei 200 Personen und am Ende kommen nur 180, müsst ihr trotzdem den Betrag für 200 Personen zahlen.

AbikontaktJa. Nach der Vertragsunterschrift geben wir euch freiwillig 14 Tage Zeit, in denen ihr ohne Angabe von Gründen widerrufen könnt. Danach ist der Vertrag verbindlich und es gelten die Regelungen zur vorzeitigen Beendigung aus eurem Vertrag.

AbikontaktDann suchen wir nach einer gleichwertigen Alternative. Ist die vereinbarte Location oder der Termin aus Gründen, die wir nicht beeinflussen können, nicht möglich, kann auch eine zumutbare Ersatzlocation oder ein Ersatztermin angeboten werden. Was in so einem Ausnahmefall genau gilt, steht in eurem Vertrag.

AbikontaktBeides muss für euren Abiball geregelt sein. Ihr könnt GEMA und Veranstalterhaftpflicht direkt über uns buchen, dann kümmern wir uns darum. Oder ihr organisiert beides selbst und schickt uns vor dem Abiball die entsprechenden Nachweise.

AbikontaktNein. Bei uns läuft der Abiball über eine Gästeliste. Jeder Gast wird einem Schüler zugeordnet. Kommt Max zum Beispiel mit seinen Eltern, steht Max mit drei Personen auf der Liste. Lehrer bekommen einen eigenen Eintrag.

So wissen wir beim Einlass genau, wer zu eurem Abiball gehört.

AbikontaktDas organisiert ihr innerhalb eures Jahrgangs selbst. Wir empfehlen euch dafür ein gemeinsames Konto für eure Abikasse. So können eure Gäste direkt dorthin überweisen und ihr behaltet den Überblick, wer schon bezahlt hat und was noch fehlt.

AbikontaktIn drei Raten auf das Konto aus eurem Vertrag. Die erste Rate ist am 01.01., die zweite am 01.03. und am 01.06. wird mit eurer finalen Gästezahl abgerechnet.

AbikontaktKinder bis einschließlich drei Jahre müssen nichts zahlen.

AbikontaktBis zum 01.06. An diesem Tag steht eure finale Gästezahl fest und auch die letzte Rate ist fällig.

AbikontaktZum Abiball leider nicht. Achtet deshalb darauf, dass bis zum 01.06. wirklich alle auf eurer Gästeliste stehen, die beim Abiball und Dinner dabei sein möchten.

Wer sich später noch anschließen möchte, kann gerne ab 22 Uhr zum Späteinlass dazukommen.

AbikontaktKlar. Vor eurem Abiball gehen wir nochmal mit euch durch, ob ihr noch etwas ergänzen möchtet. Das kommt dann einfach als Nachtrag dazu.

AbikontaktKommt auf die Location an. Manche bieten nur Softdrinks als Pauschale an, bei anderen können zum Beispiel Bier und Wein dazukommen. Was bei euch möglich ist, steht im Angebot.

AbikontaktAuf unserer Website bekommt ihr einen eigenen persönlichen Bereich für euren Jahrgang, in den ihr euch mit euren Zugangsdaten einloggen könnt.

Unter „Euer Bereich“ findet ihr alles an einem Ort: euren Vertrag, wichtige Infos und später auch eure Gästeliste und Sitzplanung. Kein Suchen in 37 verschiedenen Chats inklusive.

AbikontaktDas macht ihr direkt unter „Euer Bereich“ auf unserer Website. Dort tragt ihr ein, welcher Schüler mit wie vielen Personen kommt und an welchem Tisch die Gruppe sitzt. Lehrer bekommen einen eigenen Eintrag.

Der Tisch ist also fest, wo genau ihr daran sitzt, entscheidet ihr selbst.

AbikontaktNein. Wenn zehn Personen an einen Tisch passen, können dort auch acht oder neun sitzen. Mehr als vorgesehen geht allerdings nicht.

AbikontaktGrundsätzlich gibt es ein Buffet, bei dem für alle etwas dabei sein soll. Gibt es besondere Allergien oder Unverträglichkeiten, sagt uns bitte frühzeitig Bescheid. Dann besprechen wir mit der Location, was individuell möglich ist.

AbikontaktDie meisten unserer Locations sind zumindest in Teilen barrierefrei. Sagt uns bitte frühzeitig Bescheid, wenn Gäste darauf angewiesen sind.

Wir sagen euch dann, welche Bereiche und Tische barrierefrei erreichbar sind, damit ihr das direkt bei eurer Sitzplanung berücksichtigen könnt.

AbikontaktKlar, kleinere eigene Deko ist grundsätzlich kein Problem. Sprecht vorher einmal kurz mit uns ab, was ihr vorhabt, dann sagen wir euch, was in eurer Location möglich ist. Am Tag eures Abiballs könnt ihr ab 16 Uhr dekorieren.

Wichtig ist nur: Nichts darf fest verbaut werden und eure Deko muss am Ende des Abends auch wieder mit euch gehen. Heliumballons zum Beispiel einfach mit Gewichten sichern und nachts wieder einsammeln. Konfetti bleibt wegen der Reinigung allerdings zu Hause.

AbikontaktJa. Wenn ihr euch den Aufbau sparen möchtet, könnt ihr verschiedene Deko direkt über uns dazubuchen. Was für eure Location möglich ist, findet ihr in eurem Angebot.

AbikontaktAuf jeden Fall. Unter „Euer Bereich“ könnt ihr eure Musikrichtungen, Wünsche und absoluten No-Gos eintragen. Auch Dinge wie „bitte keine Polonaise“, „nicht zu viel reden“ oder andere Wünsche gehören da rein. Je mehr Infos der DJ von euch bekommt, desto besser. Ihr könnt ihm später auch Playlists schicken.

Ein Abiball ist für einen DJ allerdings ein kleiner Endgegner: Auf der Tanzfläche treffen ziemlich viele Generationen und Musikgeschmäcker aufeinander. Deshalb wird wahrscheinlich nicht jeder jeden Song feiern. Der DJ versucht, daraus den besten Mix für den ganzen Abend zu machen.

AbikontaktDen Ablauf planen wir gemeinsam mit euch. Ihr sagt uns, was ihr vorhabt, zum Beispiel Einlauf, Reden, Ehrungen, Eltern-Kind-Tanz oder andere Programmpunkte.

Vor eurem Abiball gehen wir den gesamten Abend nochmal gemeinsam durch, damit am Ende jeder weiß, wann was passiert.

AbikontaktAm Eingang sind unser Einlassteam und die Security für euch da. Die Security führt Personen- und Taschenkontrollen durch, anschließend wird über unsere digitale Gästeliste eingecheckt.

Dafür sagt jeder Gast einfach, zu welchem Schüler er gehört. Ihr müsst also nicht mit Eltern, Großeltern und Begleitung gleichzeitig vor der Tür stehen. Jeder wird beim Einlass einzeln auf der Gästeliste abgehakt.

AbikontaktIn der Regel ist die Person, mit der ihr euren Abiball vorher geplant habt, auch am Abend als Veranstaltungsleitung vor Ort.

Ihr habt also den ganzen Abend einen festen Ansprechpartner, der den Überblick behält und mit Location, Service, Security, Technik und allen anderen Beteiligten im Austausch ist.

Ihr sollt an dem Abend schließlich euren Abiball feiern und nicht plötzlich herausfinden müssen, wer eigentlich für Problem Nummer 17 zuständig ist.

AbikontaktBei den meisten unserer Locations beginnt der Späteinlass um 22 Uhr. Ab dann können auch Freunde und andere Gäste dazukommen, die vorher nicht beim Abiball und Dinner dabei waren.

Eine bestimmte Anzahl an Gästen müsst ihr uns dafür nicht garantieren. Wie viele später noch dazukommen, kann also ganz entspannt auf euch zukommen.

AbikontaktDas entscheidet ihr, schließlich ist es euer Abiball. Wir würden euch aber auf jeden Fall empfehlen, für euch und eure Gäste einen Dresscode festzulegen. Den Abend gibt’s schließlich nur einmal und da darf es ruhig ein bisschen schicker sein.

So wissen auch eure Gäste direkt, was ihr euch für den Abend vorstellt und niemand steht am Ende da und denkt sich: Hätte mir das mal jemand vorher gesagt.

AbikontaktJa. Kurz vor eurem Abiball bekommt ihr von uns ein Briefing, das ihr an euren Jahrgang und eure Gäste weitergeben könnt.

Darin steht nochmal alles, was man am Abend lieber vorher wissen möchte: Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Einlass, Uhrzeiten, Essen, Getränkepreise, Garderobe und weitere wichtige Infos zu eurer Location.

Damit nicht am Tag des Abiballs 200-mal dieselbe Frage in eurer WhatsApp-Gruppe landet.

AbikontaktBei unserem Familienfotografen könnt ihr am Abend so viele Bilder machen lassen, wie ihr möchtet. Nach dem Abiball bekommt ihr Zugang zu einer passwortgeschützten Online-Galerie und könnt euch dort in Ruhe alle Bilder anschauen.

Eure Lieblingsbilder könnt ihr anschließend direkt beim Fotografen bestellen, zum Beispiel als Abzug oder auf verschiedenen Fotoprodukten. Ihr müsst also nicht vorher für ein großes Fotopaket bezahlen und entscheidet erst hinterher, welche Bilder ihr wirklich haben möchtet.